Le défi d’une présidence numérique et physique

La présidence allemande du Conseil de l’Union européenne  Le défi d’une présidence numérique et physique

Mettre en scène la politique, telle est la mission du protocole. Mais comment cela fonctionne-t-il pendant une présidence qui doit tout à coup se dérouler en majeure partie en mode virtuel ?Holger Osterrieder, coordinateur de la cellule d’organisation EU2020 au ministère fédéral des Affaires étrangères évoque dans une interview les difficultés rencontrées pour organiser d’un moment à l’autre une présidence du Conseil à la fois numérique et physique, en étant créatif.

Holger Osterrieder, Koordinator des Organisationsstabs EU2020 im Auswärtigen Amt

Holger Osterrieder, Koordinator des Organisationsstabs EU2020 im Auswärtigen Amt

Photo : Marc Ziegler

Monsieur Osterrieder, vous étiez chargé au sein du ministère fédéral des Affaires étrangères de coordonner la cellule d’organisation de la présidence allemande du Conseil de l’Union européenne en 2020. En quoi consiste en fait le travail de la « cellule d’organisation » ?

Holger Osterrieder : Mettre en scène la politique et créer un cadre propice à des échanges productifs, voilà en quoi consiste notre travail. Nous assurons ainsi des rencontres personnelles, dans toute l’Europe, entre responsables politiques, citoyennes et citoyens, représentantes et représentants de la société civile.

Pour toutes les manifestations qui ont eu lieu au cours de la présidence allemande, aussi bien en format présentiel, hybride que virtuel, nous nous sommes basés dans notre travail sur les grands principes « protocolaires et organisationnels » : l’efficacité du travail, la durabilité, l’hospitalité, la dimension régionale et l’innovation.

Au niveau de la présidence allemande, voici comment ont été transposés ces grands principes :

  • l’efficacité du travail a été assurée en se concentrant sur des résultats clairement définis et des processus organisationnels bien cadrés ;
  • la durabilité a été assurée notamment par la compensation globale des émissions de CO2 ;
  • l’hospitalité a été assurée par exemple du fait de l’encadrement individuel, aussi bien physique que virtuel, des délégations ;
  • l’innovation a été assurée grâce aux nouveaux formats virtuel et hybride ;
  • la dimension régionale a été assurée en promouvant la diversité culturelle et fédérale de l’Allemagne, y compris dans l’espace virtuel.

À partir de mars 2020, tout a changé brusquement avec la pandémie de COVID-19. Qu’est-ce qui a changé ?

Holger Osterrieder : Compte tenu de son ampleur et de ses répercussions pour la population, la pandémie de coronavirus a été et est sûrement, pour nous aussi, avant tout une désillusion. D’un autre côté, le travail durant les semaines et les mois qui ont suivi ont été marqués par une énergie et une motivation exceptionnelles. L’enjeu restait en effet inchangé : relancer l’Europe grâce à des rencontres communes.

En raison de la pandémie, les concertations intenses, entretiens approfondis, échanges d’idées avec les ministères, les Länder et nos partenaires européens ont acquis un élan tout particulier dont l’idée européenne bénéficiera sans aucun doute durablement.

Par exemple, nous avons organisé au début de la pandémie des ateliers sur les formats de conférence numériques au cours desquels ont été présentés et discutés de nouveaux outils ou instruments et de nouvelles méthodes et possibilités protocolaires.

Lors de la conférence de l’UE à 27 avec l’Amérique latine et les Caraïbes, nous avons par exemple réalisé au ministère fédéral des Affaires étrangères, en concertation étroite avec la direction, les services compétents, plus de 50 délégations d’invités et nos partenaires techniques, la plus grande manifestation hybride de toute la présidence allemande. Toutes les délégations, que leur participation ait été physique ou virtuelle, étaient placées sur un pied d’égalité sur le plan protocolaire.

En dépit de la crise du coronavirus, il a aussi été possible de réunir physiquement plusieurs conseils des ministres. Fin août, nous avons organisé, dans le respect le plus strict des règles d’hygiène, la réunion « Gymnich » des ministres des Affaires étrangères de l’UE. Avec la réunion des ministres de la Défense organisée par le ministère fédéral de la Défense, c’est la plus grande conférence ministérielle internationale physique en Europe depuis le début de la crise du coronavirus.

Quels ont été les plus grands défis d’une présidence du Conseil confrontée à la pandémie de COVID-19 ?

Holger Osterrieder : Du point de vue de l’organisation, il s’agissait de programmer parallèlement toutes les manifestations sous trois formes : physique, virtuelle et hybride, tout en ne perdant pas de vue la problématique de l’évolution de la pandémie. Les formats hybrides, c’est-à-dire à la fois numérique et physique, ont joué un rôle très important dans ce contexte.

Souvent, les manifestations virtuelles sont réduites au simple fonctionnement de la technique. Les microphones sont-ils en mode silencieux ? Comment est la qualité de voix et vidéo ?

Mais c’est loin d’être tout ce qui est possible. Les principes protocolaires traditionnels sont également possibles dans l’espace virtuel, c’est-à-dire les placements et les photos de famille numériques, les formats d’entretien bilatéraux et multilatéraux, les présentations multimédias, les listes d’intervenants interactives. Il est également possible de prévoir quelqu’un pour accompagner chaque délégation (Liaison Officer).

Nous sommes parvenus aussi à faire découvrir aux autres États membres la grande diversité culturelle et régionale de l’Allemagne, par exemple en organisant des tours virtuels dans les lieux des manifestations prévus au départ.

Assurer l’interprétation dans pas moins de 21 langues en vidéoconférence lors des réunions numériques et hybrides s’est avéré un réel défi. Grâce à la coopération confiante entre les services linguistiques du ministère fédéral des Affaires étrangères et des autres ministères fédéraux, les institutions européennes – en l’occurrence la direction générale de l’interprétation de la Commission européenne (SCIC) – et l’ensemble du gouvernement fédéral, tout cela aussi a bien fonctionné et nous avons pu trouver ensemble dans ce domaine également des solutions porteuses d’avenir.

Quelle importance jouent à cet égard les termes « flexibilité » et « créativité »?

Holger Osterrieder : Pour assurer une bonne organisation, il faut toujours se montrer flexible et prudent, agir avec prévoyance et être capable d’innover et de créer pour résoudre des problèmes qui se posent parfois à court terme.

Cela a été le cas aussi pendant la présidence allemande du Conseil de l’UE. Des processus prévus longtemps à l’avance ont dû être adaptés à plusieurs reprises à court terme à une situation pandémique sans précédent. Il s’est agi en même temps de développer de nouveaux formats numériques de communication (également internes), comme des séminaires au niveau des services et des réunions, des ateliers ou des briefings.

Organiser une présidence du Conseil durable était l’un des objectifs du gouvernement fédéral. Qu’est-ce que cela signifie exactement et cela a-t-il été pu être réalisé dans le contexte de pandémie ?

Holger Osterrieder : Même dans ce contexte de pandémie, le gouvernement fédéral a poursuivi et mis en œuvre systématiquement l’objectif d’une présidence du Conseil durable et neutre sur le plan climatique. Les émissions de CO2 inévitables ont été compensées sous forme de soutien apporté à des projets internationaux de lutte contre le changement climatique au Malawi, en Ouganda et en Zambie. Par ailleurs, on a veillé à utiliser du matériel recyclable et renoncé aux cadeaux publicitaires d’usage.


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