I. Allgemeine Informationen

Für die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) haben ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten und die Datensicherheit hohe Priorität. Personenbezogene Daten werden daher nur im notwendigen Umfang verarbeitet, soweit dies zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind Angaben zu einer Person oder Informationen, die sich auf eine Person beziehen (zum Beispiel Name, Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, IP-Adresse) und die dazu genutzt werden können, die Identität von Personen zu erfahren. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann.

Die BKM hat technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden. Die Server, auf denen die Inhalte der Internetseite www.bundesregierung.de/breg-de/bundesregierung/staatsministerin-fuer-kultur-und-medien gehostet werden, befinden sich innerhalb Deutschlands. Davon ausgenommen sind die auf der Internetseite gegebenenfalls eingebundenen Inhalte sozialer Netzwerke, Plattformen und anderer Onlinedienste. Für diese gelten die Bestimmungen des jeweiligen Diensteanbieters.

II. Datenschutzerklärung über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Kontaktaufnahme über das Internet

1. Zugriff auf die Homepage der BKM

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf das Internet-Angebot der BKM und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet. Vor der Speicherung wird jeder Datensatz durch Veränderung der IP-Adresse anonymisiert. 

Im Einzelnen werden über jeden Zugriff/Abruf folgende Daten gespeichert:

• anonymisierte IP-Adresse, 
• Datum und Uhrzeit, 
• aufgerufene Seite / Name der abgerufenen Datei, 
• übertragene Datenmenge, 
• Meldung, ob der Zugriff / Abruf erfolgreich war. 

Beim Aufruf einzelner Seiten werden so genannte temporäre Cookies zur technischen Diensteerbringung verwendet. Diese Session Cookies beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen nach Ablauf der Sitzung. Techniken, wie zum Beispiel Java-Applets oder Active-X-Controls, die es ermöglichen, das Zugriffsverhalten der Nutzer nachzuvollziehen, werden nicht eingesetzt.

2. Kontaktaufnahme per E-Mail

Die Kontaktaufnahme per E-Mail ist vor allem über die zentrale E-Mail-Adresse 
poststelle(at)bkm.bund.de oder 
poststelle(at)bkm-bund.de-mail.de möglich.

In den Organisationseinheiten werden die von Ihnen übermittelten Daten (zum Beispiel Name, Vorname, Anschrift), zumindest jedoch die E-Mail-Adresse, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive gegebenenfalls von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Übertragung von E-Mails (nicht DE-Mail), standardmäßig nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt geschieht, sodass Unbefugte potentiell die übermittelten Informationen zu Kenntnis nehmen und manipulieren können. Für schutzwürdige Nachrichten empfehlen wir Ihnen daher, über folgende Wege mit uns in Kontakt zu treten:

• DE-Mail
• E-Mail mit PGP-Verschlüsselung

III. Allgemeine Datenschutzerklärung der BKM

1. Kontakt

• Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien
• Anschrift:  Graurheindorfer Str. 198, 53117 Bonn
                      Köthener Str. 2, 10963 Berlin
• Zentrale Telefonnummer: (0228) 99 681-13543 oder (030) 18 681-13543
• Zentrale E-Mail-Adresse: Poststelle(at)bkm.bund.de
• Zentrale DE-Mail-Adresse: Poststelle(at)bkm-bund.de-mail.de
• Behördlicher Datenschutzbeauftragter: Herr Oechsner
• Telefonnummer: (0228) 99 681-13655
• Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter(at)bkm.bund.de

2. Einleitung und Zwecke der Verarbeitung

Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) verarbeitet bei der Wahrnehmung ihrer gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten. Zu ihren öffentlichen Aufgaben gehören insbesondere die:

• Weiterentwicklung und Verbesserung der rechtlichen Rahmenbedingungen für den Kultur- und den Medienbereich über die Bundesgesetzgebung,
• Förderung von Kultureinrichtungen und -projekten von nationaler Bedeutung,
• Sorge für die kulturelle Repräsentation des Gesamtstaates in der Bundeshauptstadt Berlin,
• Vertretung der kultur- und medienpolitischen Interessen Deutschlands in verschiedenen internationalen Gremien,
• Förderung von national bedeutsamen Gedenkstätten zur Erinnerung an die Opfer der NS-Terrorherrschaft,
• Erinnerung an das Unrecht in der ehemaligen DDR in Zusammenarbeit mit Gedenkstätten und Institutionen
• Bearbeitung von Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von Anträgen auf Informationszugang, unter anderem nach dem Informationsfreiheitsgesetz.

Die BKM verarbeitet als zivilrechtliche Vertragspartei beziehungsweise als öffentlich-rechtliche Dienststelle personenbezogene Daten. Beispiele hierfür sind die Personalgewinnung und -verwaltung, die Beschaffung von Büromaterialien oder Hilfsdienstleistungen. Die BKM verarbeitet in Verfolgung ihrer eigenen Interessen gegebenenfalls auch die personenbezogenen Daten der Beschäftigten ihrer Vertragsparteien. Das Interesse der BKM liegt dabei auf der Anbahnung, dem Abschluss und der Durchführung bestimmter Vertragsbeziehungen. Die BKM verarbeitet auf der Grundlage von Einwilligungen die für die Beantwortung presserechtlicher Anfragen notwendigen personenbezogenen Daten. Bei sonstigen Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern (beispielsweise Bürgeranfragen oder Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz) werden die übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verarbeitet. Vor einer eventuellen Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten für andere Zwecke, als bei der Datenerhebung, wird die betroffene Person durch die BKM nach den gesetzlichen Vorgaben informiert.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a), b), e), DSGVO i.V.m. § 3 BDSG

4. Empfängerkategorien

Bei der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben übermittelt die BKM anlassbezogen personenbezogene Daten innerhalb ihres Geschäftsbereichs sowie an andere öffentliche Stellen des Bundes, der Länder, der EU oder anderer Mitgliedstaaten der EU, ferner an Vertreter der Presse, Antragsteller nach den Informationsfreiheitsgesetzen und Vertragspartner der BKM. Vor einer Übermittlung an andere Stellen wird stets geprüft, ob diese rechtmäßig ist. 

5. Speicherdauer

Die Speicherung erfolgt im Einklang mit der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO), der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR) sowie der Hausanordnung Nr. 6 der BKM (Verwaltung des Schriftguts). Die Speicherdauer ist abhängig vom Bearbeitungsinteresse an dem jeweiligen Vorgang und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Sie liegt bei mindestens einem Jahr und überschreitet eine Dauer von 30 Jahren nur in begründeten Ausnahmefällen.

6. Betroffenenrechte

Sowohl im Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufgaben als auch als zivilrechtliche Vertragspartei ist die BKM verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Den Betroffenen stehen daher folgende Rechte aus der DSGVO zur Verfügung:

a) Widerruf einer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 a) oder Art. 9 Abs. 2 a)

Die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Zeitpunkt ihres Widerrufs, wird hierdurch nicht berührt.

b) Recht auf Auskunft - Artikel 15 DSGVO

Mit dem Recht auf Auskunft erhält der/die Betroffene eine umfassende Einsicht in die sie/ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien, wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht. 

c) Recht auf Berichtigung - Artikel 16 DSGVO

Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für die/den Betroffene/-n, unrichtige sie/ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

d) Recht auf Löschung - Artikel 17 DSGVO

Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für die/den Betroffene/-n, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die sie/ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Artikel 18 DSGVO

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für die/den Betroffene/-n, eine weitere Verarbeitung der sie/ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch die/den Betroffene/-n ein.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit - Artikel 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für die/den Betroffene/-n, die sie/ihn angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie gegebenenfalls an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen. Gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO steht dieses Recht aber dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient. 

g) Recht auf Widerspruch - Artikel 21 DSGVO

Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für die/den Betroffene/-n, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit dies durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht. 

Sollte ein/-e Betroffene/-r von diesen Rechten Gebrauch machen, prüft die BKM, ob die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Macht ein/-e Betroffene/-r von seinem Recht auf Widerruf der Einwilligung Gebrauch und widerspricht er/sie der Speicherung von personenbezogenen Daten, kann gegebenenfalls keine Kontaktaufnahme mehr erfolgen.

7. Notwendigkeit der Datenverarbeitung und der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die BKM steht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben. Im Einzelfall kann die Bereitstellung personenbezogener Daten aufgrund der spezifischen Anforderungen der einzelnen Aufgabe erforderlich sein, insbesondere dann, wenn ein Vertragsabschluss beabsichtigt ist oder ein Antrag gestellt wird, der mittels Verwaltungsakt zu bescheiden ist. 

8. Kontaktaufnahme mit der BKM

8.1 Per Brief oder Fax

Sofern Sie einen Brief oder ein Fax an das Amt der BKM schicken, werden die von Ihnen übermittelten Daten (zum Beispiel Name, Vorname, Anschrift) und die im Brief enthaltenen Informationen (gegebenenfalls von Ihnen übermittelte weitere personenbezogene Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert.

8.2 Per Telefon

Soweit Sie telefonischen Kontakt mit dem Amt der BKM aufnehmen, werden nur in denjenigen Fällen personenbezogene Daten (zum Beispiel Name, Vorname, Telefonnummer, Anschrift) verarbeitet, in denen von Ihnen ein Rückruf oder eine schriftliche Mitteilung erbeten wird.

9. Anrufung des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)

Betroffene, die annehmen, dass sie durch die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten in ihren Rechten verletzt sind, können sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Artikel 77 DSGVO). Die Beschwerde ist zu richten an den:  

Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit,
    Husarenstraße 30, 53117 Bonn,
    E-Mail: poststelle(at)bfdi.bund.de.

IV. Datenschutzerklärung für die Antragstellung im Bundesportal und in Fachportalen

1. Vorbemerkung

In den nachfolgenden Ausführungen informieren wir Sie über Art und Umfang der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie ein Online-Antragsformular über das Bundesportal und in Fachportalen in Anspruch nehmen. 

Die Ausführungen verstehen sich als Ergänzung zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

2. Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?

Für die Bearbeitung dieser Online-Verwaltungsleistung ist die/der Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien datenschutzrechtlich verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Unsere Kontaktdaten entnehmen Sie bitte der allgemeinen Datenschutzerklärung der BKM, unter II. 1. Kontakt. 

Hinweis: Wenn Sie die vorliegende Verwaltungsleistung über das Bundesportal beantragen, ist für die Verarbeitung der im Rahmen dieses Online-Antrags erhobenen Daten die/der Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien datenschutzrechtlich verantwortlich. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) als Betreiber der Infrastruktur des Bundesportals verarbeitet Ihre Daten in diesem Zusammenhang nur in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Weitere Hinweise und Erklärungen zur Datenverarbeitung durch das Bundesportal und seine Basisdienste erfahren Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung für das Bundesportal.

3. Welche Datenverarbeitungen werden vorgenommen?

Antragsstellung

Die folgenden Anträge können bei der BKM digital über das Bundesportal oder in Fachportalen gestellt werden:

• Anträge auf Bewilligung von Förderungen,
• Anträge auf Aufnahme in die Auswahl für Preisverleihungen

Antragsdaten

Um einen Antrag stellen zu können, tragen Sie die für die Antragstellung erforderlichen Daten in das Formular ein. Das Formular unterscheidet zwischen Pflichtangaben, das heißt solchen Angaben, ohne die die Bearbeitung Ihres Antrages nicht möglich wäre, und der freiwilligen Angabe weiterer Daten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Pflichtangaben ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG, zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Antrages. 

Soweit Sie weitere freiwillige Daten angeben, ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. 

Verwendung weiterer Datenquellen im Antragsverfahren

Im Antragsverfahren authentifizieren Sie sich über die Ihnen zugewiesene ELSTER Zertifikatsdatei. Der dort hinterlegte Datenkranz wird in Ihren Antrag übertragen. 

4. Aufbewahrungsdauer

Ihre Antragsdaten werden nach Abruf durch uns unverzüglich aus dem Bundesportal gelöscht. Sofern Sie einer Bekanntgabe und Übermittlung von Bescheiden sowie Informationen über das Postfach des Nutzerkontos Bund zugestimmt haben, verbleiben bis zum Abschluss des Verfahrens eine geringe Anzahl von Metadaten zu diesem Zweck im Bundesportal.

Die Dauer der Aufbewahrung der Antragsdaten nach dem Abruf aus dem Bundesportal richtet sich nach der in der allgemeinen Datenschutzerklärung der BKM angegebenen Speicherdauer (unter III. 5. Speicherdauer).

5. Übernahme von Daten aus dem Nutzerkonto (Bund)

Wenn Sie einen Antrag stellen wollen, kann eine Identifizierung Ihrer Person erforderlich sein.  Zu diesem Zweck erfolgt eine Offenlegung Ihrer Identitäts- bzw. Unternehmens- sowie gegebenenfalls Kommunikationsdaten aus dem Nutzerkonto Bund.

Der konkrete Umfang der Offenlegung orientiert sich an der oben beschriebenen einschlägigen fachgesetzlichen Vorschrift, die die Pflichtangaben hinsichtlich Ihres Antrages regelt sowie unter Umständen daran, inwieweit Sie eine Verarbeitung (freiwillige Angaben) durch uns zustimmen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten erfolgt, soweit es um Ihre Identifizierung geht, aufgrund Ihrer Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie bei Registrierung Ihres Bürger- beziehungsweise Unternehmenskontos erteilt haben. Details entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des Nutzerkontos Bund.

6. Nutzung des Supportformulars oder das Feedbackformulars des Bundesportals

Sofern Sie eine Nachricht über das Supportformular oder das Feedbackformular des Bundesportals im Zusammenhang mit einer künftigen, laufenden oder bereits abgeschlossenen Antragstellung an uns richten, werden dabei folgende Daten durch uns verarbeitet:

• Datum und Uhrzeit, zu dem Sie Ihre Nachricht übermittelt haben,
• sofern Sie diese Informationen angegeben haben, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse,
• Inhalt Ihrer Nachricht.

Die Übermittlung der Inhalte des Kontaktformulars oder des Feedbackformulars erfolgt über eine verschlüsselte https-Verbindung. Sollte Ihre Nachricht auch Ihre E-Mail-Adresse enthalten, wird davon ausgegangen, dass diese E-Mail-Adresse auch für die Beantwortung Ihrer Nachricht genutzt werden kann. Sollten Sie dies nicht wünschen, müssen Sie auf eine andere Art der Kommunikation hinweisen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 3 BSDG, die die Bearbeitung Ihres Antrages regelt. 

Die im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens und entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben (vgl. unter III. 5. Speicherdauer) gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn ausgeschlossen ist, dass sie noch zu Beweisführungs- oder Revisionszwecken benötigt werden.

Weitere Hinweise und Erklärungen zur Datenverarbeitung durch die allgemeine Bereitstellung des Support- oder Feedbackformulars für alle an das Bundesportal und seine Basisdienste angeschlossene Behörden erfahren Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung für das Bundesportal.

7. Wer erhält Ihre Daten bzw. an wen werden diese übermittelt?

Empfängerkategorien

Bei der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben übermittelt die BKM anlassbezogen personenbezogene Daten innerhalb ihres Geschäftsbereichs sowie an andere öffentliche Stellen des Bundes, der Länder, der EU oder anderer Mitgliedstaaten der EU, ferner an Vertreter der Presse, Antragsteller nach den Informationsfreiheitsgesetzen und Vertragspartner der BKM. Vor einer Übermittlung an andere Stellen wird stets geprüft, ob diese rechtmäßig ist.

Infrastruktur des Bundesportals

Die an das Bundesportal angeschlossenen Behörden haben das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat („BMI“) mit der Realisierung der Möglichkeit der Inanspruchnahme der Online-Verwaltungsleistungen sowie der Kontaktaufnahme/Nutzerrückmeldung (Nutzerfeedback) über das Bundesportal beauftragt. Mit dem BMI wurde zu diesem Zweck ein Vertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen. Als Unterauftragnehmer hat das BMI das ITZBund, Dienstsitz Bonn, Bernkasteler Str. 8, 53175 Bonn, und die Bundesdruckerei GmbH, Kommandantenstr. 18, 10969 Berlin, beauftragt.

Supportanfragen können von der Behörde an das BMI, das ITZBund oder die Bundesdruckerei zur dortigen inhaltlichen Bearbeitung weitergeleitet werden. Zweck der Weiterleitung ist jeweils die Beantwortung von Anfragen des technischen Supports durch das BMI bzw. das ITZBund oder die Bundesdruckerei, die aus fachlichen Gründen nicht durch die Behörde beantwortet werden können.

Die Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahmen über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder Brief, erfolgt durch die Mitarbeiter/innen der zuständigen Organisationseinheit der kontaktierten Behörde. Die Organisationseinheit speichert Ihre Daten nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens und entsprechend den gesetzlichen und etwaiger vertraglicher Vorgaben. Soweit Ihr Anliegen nicht in der zuständigen Organisationseinheit bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung an entsprechende Fachreferate.

Weitere Hinweise und Erklärungen zur Datenverarbeitung durch das Bundesportal und seine Basisdienste erfahren Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung für das Bundesportal.