"Wir sind seit dem 1. Januar verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln." Einen solchen oder ähnlich formulierten Hinweis finden Sie auf Ihrem Gehaltsnachweis. Was steckt dahinter?

Weniger Aufwand für die Wirtschaft

Die deutschen Arbeitgeber stellen jährlich etwa 60 Millionen Bescheinigungen – die allermeisten davon in Papierform – für ihre Beschäftigten aus. Diese Nachweise benötigen Arbeitnehmer unter anderem, wenn sie bei Behörden Leistungsanträge stellen, die einkommensabhängig sind. Hierzu gehört zum Beispiel das Wohngeld. Hinzu kommt: Arbeitgeber müssen Kopien solcher Nachweise für zehn Jahre archivieren.

Das bedeutet jede Menge Aufwand. Da die Bundesregierung Bürokratie senken will, gibt es ab 2010 ELENA, den elektronischen Entgeltnachweis: Arbeitgeber melden seit dem 1. Januar Daten über Bezüge und Gehälter verschlüsselt an eine Zentrale Speicherstelle. Diese ZSS ist ein leistungsfähiges Rechenzentrum, das bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung in Würzburg eingerichtet ist. Dort werden die Daten ohne Nennung des Namens, also pseudonymisiert, gespeichert.

Zwei Jahre später, ab dem 1. Januar 2012, startet der Regelbetrieb von ELENA: Wenn Bürgerinnen und Bürgern Anträge etwa auf Arbeitslosengeld I, Wohn- oder Elterngeld stellen, rufen die zuständigen Behörden die für die Antragsbearbeitung erforderlichen Daten direkt in der ZSS ab.

Da Arbeitgeber dann keine Bescheinigungen mehr in Papierform ausstellen und archivieren müssen, spart das jährlich rund 85,6 Millionen Euro ein.

Nach dem Willen der Bundesregierung sollen schrittweise auch andere Auskünfte und Nachweise nach dem Sozialgesetzbuch in das Verfahren einbezogen werden. Denn jede zusätzliche Bescheinigung, die elektronisch abgerufen werden kann, mindert den Aufwand. Wenn alle Bescheinigungen durch ELENA ersetzt werden können, entlastet das um weitere rund 200 Millionen Euro.

Sozialleistungen einfacher und schneller beantragen

Von dem Verfahren profitieren auch die Arbeitnehmer: Wer Einkommensnachweise für Leistungsanträge braucht, muss sie nicht mehr beim Arbeitgeber erbitten. Dieser erfährt folglich auch nicht, dass Sozialleistungen beantragt werden. Antragsteller müssen auch nicht mehr extra bei der Behörde vorbeischauen, um den Beleg abzugeben. Das spart Zeit. Und Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe passieren können, entfallen.

Nach § 97 Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber den Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten auf der Entgeltbescheinigung auf folgendes hinzuweisen: Daten wurden an die Zentrale Speicherstelle übermittelt  und es besteht ein Auskunftsrecht gegenüber der ZSS. In welcher Form dieser Hinweis erfolgt, bleibt dem Arbeitgeber überlassen.

Sicherer Datenabruf

Für das ELENA-Verfahren gelten die Bestimmungen zum Sozialdatenschutz im Sozialgesetz und weitere gesetzlich festgelegte Schutzrechte. Daraus folgt: Die Entgelt-Daten werden nach der Übermittlung durch den Arbeitgeber in der ZSS sofort geprüft, zweifach verschlüsselt und danach gespeichert. Dabei liegen die Speicherung der Daten und deren Verschlüsselung in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten.

Gegen den Willen eines Antragstellers kann niemand auf die gespeicherten ELENA-Daten zugreifen. Sie sind zu keiner Zeit ohne Einwilligung lesbar. Nur wenn ein Bürger seine Daten freigibt, können sie entschlüsselt und von der Behörde zur Antragsbearbeitung abgerufen werden.

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Für die Freigabe ist eine besondere Karte mit einer qualifizierten Signatur erforderlich. Sie ersetzt die eigenhändige Unterschrift. Diese Signaturkarte legen Sie bei der Behörde vor, die die Sozialleistung gewähren soll, und berechtigen sie damit zum Abruf Ihrer Daten von der ELENA-Speicherstelle.

Die Speicherung der Entgeltdaten ist von der Speicherung der Identität des Dateninhabers getrennt. Denn wer einen Antrag stellt und bei der zuständigen Behörde hierzu seine Signaturkarte vorlegt, wird zunächst bei dem Rechenzentrum "Registratur Fachverfahren" angemeldet. Dies ordnet jedem Verfahrensteilnehmer ein Pseudonym (einen Zeichencode) zu. Dadurch können die in der ZSS gespeicherten Daten keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Nur im Zusammenspiel zwischen ZSS und Registratur ist dies möglich.

Auch die Beschäftigten der Verwaltung brauchen für den Zugang zu den Daten eine Signaturkarte. Nur in dieser Kombination ist ein Abruf von Daten möglich.

Digital Signieren per Chipkarte

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist rechtlich mit einer eigenhändigen Unterschrift vergleichbar. Technisch gesehen besteht sie aus einem Zertifikat, das auf einem Karten-Chip gespeichert wird, und der dazugehörigen "Persönlichen Identifikationsnummer" (PIN). Die Karte mit dem Chip enthält nur die elektronische Signatur, keine persönlichen Entgeltdaten. Damit ist auch bei einem eventuellen Verlust der Karte kein Datenmissbrauch durch Dritte möglich.

Bereits heute können Sie bei Banken, Sparkassen und den so genannten Trustcentern, den Hersteller der Signaturkarten, Karten dieser Art erwerben. Aktuell sind nur wenige Trustcenter berechtigt, Signaturkarten nach dem deutschen Signaturgesetz zu vergeben. Denn die Ausgabe unterliegt strengen, staatlich überwachten Sicherheitsbestimmungen.

Voraussichtlich kostet das Zertifikat circa zehn Euro für drei Jahre. Auf Antrag werden den Bürgern die Kosten dafür erstattet, wenn die Karte für den Leistungsbezug erworben wurde. So ist sichergestellt, dass jeder Antragsteller seinen Anspruch auf eine Sozialleistung verwirklichen kann.